グループウェア 導入事例紹介

案件管理から派遣スタッフへの紹介までの所要時間を半減させた案件管理の事例
他社との差別化が難しい人材派遣業において、競争力を高めるにはスピードと精度が重要になってきます。 今回紹介する「日総ブレイン株式会社」様では、「サイボウズ デヂエ」を活用することで、顧客からの依頼が入ってから派遣スタッフに紹介するまでの時間を半減することに成功しました。 また、以前は重要な案件をコーディネーターが見落としていたり、古い情報で派遣スタッフに紹介したりなど、いくつか機会損失も発生していたのが、「デヂエ」での運用に変わって完全になくなった、とのことです。

1. 顧客から営業に対して人材派遣の依頼が入る。
2. 基幹システムに案件を登録する。
3. 基幹システムから1日に1度、夕方にデータを抽出（作業は各拠点毎の派遣コーディネーターが実施）
4. 派遣コーディネーターは案件管理ファイルを参照し、派遣スタッフの希望に合った仕事を探して紹介する。
5. 「案件管理」の情報が不足していたり・古いこともあるので、最新情報は基幹システムを参照することもある。
6. 急ぎの案件情報の場合は、 FAX や口頭などでも伝えられる。

1. 顧客から営業に対して人材派遣の依頼が入る。
2. 基幹システムに案件を登録する。
3. 基幹システムから1日に数回データを抽出し、自社開発のソフトにかけて案件に優先順位をつける。
   （作業はコーディネーターによる当番制）
4. 加工した案件データをデヂエに追加登録。変更情報の反映。
5. 派遣コーディネーターは案件管理ファイルを参照し、派遣スタッフの希望に合った仕事を探して紹介する。
6. 案件に対する候補者が出たり就業が決定したりすると、その情報をデヂエに登録する。
   すると、派遣コーディネーターや営業にデヂエから電子メールでその内容が通知される。また、案件情報が修正された場合も同様に通知される。

日総ブレイン株式会社様では、上記「案件管理」以外にも多くの業務で「サイボウズ デヂエ」をご活用いただいております。その一部をご紹介いたします。

• 予約受付登録
  「デヂエ」のカレンダー機能を使い、スタッフが登録でオフィスへ来訪する際の予約受付を管理しています。
• Webサイト用管理
  インターネット上にいくつも存在する人材派遣のお仕事情報サイト。お仕事情報を登録するにも項目などがサイトによって異なります。それらを「デヂエ」上で一括管理し、登録するサイトに応じて抽出する項目を選択することにより、運用管理の手間を軽減されています。
• スタッフの最新状況共有
  「案件管理」と同様、スタッフに関する情報も「デヂエ」で共有しています。
  多くの登録スタッフの中で、今まさにお仕事紹介を希望しているスタッフをリストアップして共有しています。
  こちらも1日に1度、基幹システムから最新のご希望状況を抽出することで常に最新情報を参照できるようになっています。