グループウェア 導入事例紹介

製紙関連の化学薬品から合成樹脂、化学品一般を扱う東京商会は、大正6年の創業以来90年以上続く老舗の商社だ。歴史と共に成長を続け、近年は海外への展開も行っている。
社員同士の情報共有への関心は高く、積極的にグループウェアを使いこなしている同社。全くの紙ベースからの移行であったが、全社的に高い頻度で「サイボウズ Office」を使用中とのことだ。
今回の事例では、上司と部下の間でしか共有されなかった情報を横のつながりにも広げることで一体感を高めた、「サイボウズ Office」の活用方法を紹介する。

グループウェアの導入を検討していた当時は、スケジュールから報告書まで全て紙ベースで、メールの運用もようやく始まった頃だった。
以前は上司と部下のライン上では報告書のやり取りなど、コミュニケーションが取れていた。しかし同じ部署のチームメンバーなど、他にも報告書の情報を共有したい人が居ても、紙ベースでは報告書を回覧するのも大変だった。

「サイボウズ Office」の「報告書」なら、「サイボウズ Office」上で報告書の作成・閲覧が可能だ。報告書を見てもらいたい人に「報告書が作成された」という通知をすることで、限られた人ではなく、情報を伝えたい人に的確に伝えることができる。
また、当初導入を予定していたSFAソフトほどの高性能な機能は備えていないが、アドレス帳(顧客一覧)から顧客に関する訪問履歴と「報告書」を一覧で確認することができる。
例えば、クレーム管理を「サイボウズ Office」の「報告書」で行えば、顧客情報と関連付けて、顧客ごとのクレーム対応履歴としても活用できる。「報告書」で上がってきた情報を全体で共有することで次回への対策に繋がり、同じようなクレームを出さないように注意を促せる。
このため、「高いコストを掛けて高機能なSFAソフト」ではなく、「コストをかけず、かんたんに使える簡易SFA」として「サイボウズ Office」を利用することができるようになった。
導入後も社員たちが積極的に「サイボウズ Office」を利用し始め、現在は「スケジュール」や「設備予約」「社内メール」といった機能を全般的に使いこなしていると言う。
特に以前から問題と感じていた「報告書の共有」に関しては、「サイボウズ Office」を導入したことでうまく解決できたようだ。

「極秘情報や機密情報が記載されている場合は、一部の人以外、非公開にすることもできますからね。現在は、ちゃんと見て欲しい人に情報が行き渡るようになりました。」(野本氏)

東京商会は国内だけでなく、中国やアメリカなど海外進出も果たしている。そのため、日本から出向や転勤で海外勤務になる社員も多いそうだ。
しかし、海外にいるとなかなか本社の動きが見えにくく、お互いが今どんなことをしているのかが見えにくい。
情報が入ってこないと、向かう方向性が変わってしまい、思わぬところで溝が出来てしまう可能性も出てきてしまう。
東京商会では国内と海外を結ぶツールとして「サイボウズ Office」と「サイボウズ リモートサービス」を利用して、この問題点を解決している。
「サイボウズ リモートサービス」は、外出先や自宅のパソコンから安全に「サイボウズ Office」をはじめとした、サイボウズ製品にアクセスすることができるサービスだ。
携帯電話やインターネット環境のある場所ならば、どこからでもアクセス可能である。
つまり「サイボウズ リモートサービス」を利用することで、世界中どこにいても「サイボウズ Office」にアクセスすることが可能になるのだ。

「国内と海外をサイボウズ(Office)で繋ぐことで、お互いの動きがよく見えるようになり、離れていても一体感を持てるのが良いですね。」(野本氏)

また、出張の際にも「サイボウズ リモートサービス」を使って、リアルタイムに「サイボウズ Office」に集約した情報を確認することが出来る。 近年、東京商会は国内外問わず拠点を増やして幅広い活動を行っているため、各拠点間での行き来も多く発生してくる。

今後もチームワークの要として、「サイボウズ リモートサービス」が活躍するであろう。

「サイボウズ デヂエ」でより業務を効率的に
東京商会では、約2ヶ月前に「サイボウズ デヂエ」を新規導入した。
「サイボウズ デヂエ」は誰でも簡単にカスタマイズできるWebデータベースソフトだ。
例えばExcelで管理している情報を、そのまま「サイボウズ デヂエ」に取り込み、Webブラウザで直接情報を閲覧・更新することもできる。
同社では今まで、ExcelやAccessなどで管理しているデータを共有フォルダに保存して共有するための設定をしたり、共有のためのプログラムを組んだりしていたが、メンテナンスに手間がかかるため、以前から新システムの導入を検討していたという。

「まず、インターネットが繋がる環境であればいつでもどこでも情報を閲覧・編集が出来る点が非常に便利だと思います。あと、デヂエは細かくセキュリティの設定を付けられるところも魅力的です。ファイル項目だけは一部の人にしか見られないように設定することもできますよね。
Excelだと作りこまなければならない部分も、デヂエなら本当に簡単にできます。」(野本氏)

まだ導入してから日が浅いが、すでに総務部門で「契約書管理」や「備品管理」を「サイボウズ デヂエ」で運用し始めているそうだ。 実際に利用している総務部門の方たちも、徐々に「サイボウズ デヂエ」を使いこなしてきているという。
現在デヂエのライブラリを作成・管理しているのはシステム担当の左近氏。
実際にデヂエを運用してみての感想を尋ねたところ

「導入直後は少し抵抗があったのですが、実際に使ってみると難しいことは特にありませんでした。もともと使っていたExcelのファイルをCSVファイルにしてそのまま取り込むことができるので、ライブラリを作るのも楽ですね。」(左近氏)

と話していた。